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La reciente implementación de la Ley 11/2023 ha transformado significativamente el ámbito notarial, particularmente para aquellos ciudadanos que residen fuera de España. Anteriormente, nuestros clientes tenían dos opciones para validar documentos en territorio español: acudir al consulado o misión diplomática de España en su país de residencia, lo que a menudo implicaba desplazamientos extensos, o bien, recurrir a un notario en su país de origen, con la posterior traducción y legalización del documento en la misión diplomática española correspondiente.

Con la entrada en vigor de esta nueva ley el pasado 9 de noviembre de 2023, se ha simplificado radicalmente este proceso. Ahora es posible otorgar documentos públicos ante un notario español de forma electrónica, eliminando la necesidad de desplazamientos físicos a las oficinas notariales. Esta medida ha agilizado enormemente los trámites para quienes residen en el extranjero y requieren documentos válidos en España.

Simplificación de Trámites Notariales para Residentes en el Extranjero

El proceso para la firma electrónica ante notario se lleva a cabo a través del Portal Notarial del Ciudadano. Los ciudadanos tienen dos opciones para solicitar la cita:

  • Solicitar la cita desde la notaría, proporcionando sus datos de identificación completos y especificando el documento a firmar. Tras la confirmación de los datos por parte del notario, se programa la cita, notificándose automáticamente a los interesados a través del buzón del portal, correo electrónico y mensaje de texto.
  • Iniciar la solicitud de cita directamente a través del Portal Notarial del Ciudadano, eligiendo el notario, fecha, hora y subiendo los documentos requeridos. El notario verificará la documentación aportada y aprobará o cancelará la cita según corresponda.

Durante la videoconferencia, el notario verificará la identidad del firmante conforme al documento proporcionado. Se procederá a la lectura del documento notarial previamente subido a la plataforma, compartiéndolo en pantalla para que los ciudadanos lo revisen y confirmen su contenido. Posteriormente, se habilitará la firma para cada interesado.

Una vez habilitada la firma por el notario, cada firmante podrá proceder a la firma electrónica. Esto se realiza a través del certificado de firma elegido: emitido por el Portal Notarial del Ciudadano o por una entidad tercera como la FNMT. Una vez todos los comparecientes han firmado electrónicamente, se mostrará ‘firma completada’ y el notario autorizará la escritura con su firma digital notarial.

Estas innovaciones en el ámbito notarial no sólo simplifican los trámites para aquellos en el extranjero, sino que también impulsan la modernización y digitalización del servicio notarial en España. 

Las empresas y sociedades, incluyendo las entidades financieras, son las principales beneficiarias de esta reforma, agilizando sus procesos empresariales al poder firmar documentos mercantiles de manera digital sin desplazarse a la notaría. Se espera que estas entidades adopten rápidamente la firma digital, dado que sus administradores suelen disponer de certificados electrónicos.

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